Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit PolitikDashboard sind:

Emre Sevki Kaya, Derfflingerstraße 2b, 4020 Linz, Österreich
Martin Gatzweiler, Prunerstraße 18, 4020 Linz, Österreich
E-Mail: info@politikdashboard.at

Für alle Anliegen zum Datenschutz, insbesondere zur Ausübung Ihrer Rechte, können Sie sich an diese E-Mail-Adresse wenden. PolitikDashboard ist ein unabhängiges Angebot und kein Dienst der jeweils dargestellten Stadt oder Gemeinde (z. B. der Stadt Linz).

2. Verarbeitung beim Aufruf der Website

Beim Aufruf der Website und der Stadt-Plattformen werden technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet, damit die Seiten ausgeliefert sowie Stabilität, Sicherheit und Fehlersuche gewährleistet werden können. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte Inhalte, Browser- und Gerätedaten, Referrer sowie technische Statusinformationen. Diese Daten fallen beim Hosting-Anbieter Vercel an (siehe Abschnitt 13).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der Website.

3. Cookies und lokaler Browser-Speicher

PolitikDashboard setzt keine Marketing- oder Tracking-Cookies ein. Der zentrale Auftritt www.politikdashboard.at setzt keine Cookies und speichert keine personenbezogenen Daten im lokalen Browser-Speicher. In den Stadt-Plattformen werden ausschließlich technisch erforderliche bzw. funktionsbezogene Cookies und lokale Speichermechanismen (Local Storage, Session Storage) verwendet:

• Das Cookie sidebar_state speichert den Zustand der Seitenleiste für bis zu sieben Tage.
• Bei einer Anmeldung speichert Clerk technisch erforderliche Session-Cookies bzw. vergleichbare Authentifizierungsinformationen.
• Bei Verwendung des Chats werden insbesondere Chatstatus, Werkzeugauswahl, eine zufällig erzeugte Gast-ID, der Chatverlauf und Werkzeugaufrufe lokal im Browser gespeichert.
• Der Eintrag politikdashboard:<Stadt-ID>:cookie-notice-ack merkt, dass der Hinweis zu Cookies und Browser-Speicher bestätigt wurde.
• Im Sitzungstool für berechtigte Redakteur:innen werden Zwischenstände und Sicherungskopien laufender Protokolle lokal im Browser gespeichert, damit bei Verbindungsabbrüchen keine Eingaben verloren gehen.

Diese Speicherung ist für die jeweils von Ihnen genutzte Funktion unbedingt erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021). Die Daten können durch Leeren des Chats, Löschen des Browser-Speichers oder entsprechende Browsereinstellungen entfernt werden. Die unter Abschnitt 4 beschriebene Reichweitenmessung arbeitet cookie-frei.

4. Reichweitenmessung (Vercel Web Analytics)

Auf www.politikdashboard.at und den Stadt-Plattformen setzen wir Vercel Web Analytics ein, um die Nutzung in aggregierter Form auszuwerten (z. B. Seitenaufrufe, Referrer, ungefähre Herkunft auf Länderebene, grobe Geräte- und Browser-Klassen). Dabei werden

• keine Cookies gesetzt und keine Daten im Browser gespeichert,
• Besuche nach Angaben von Vercel nur über einen aus der Anfrage gebildeten Hash-Wert unterschieden, der nach 24 Stunden verworfen wird, und
• keine Nutzerprofile über Websites hinweg gebildet.

Wir erhalten ausschließlich aggregierte Statistiken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der bedarfsgerechten Weiterentwicklung des Angebots.

5. Kontaktaufnahme und Anfrageformular

Wenn Sie das Anfrageformular auf der Startseite absenden, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht sowie freiwillig Rolle und Gemeinde) über eine Serverfunktion von Vercel in der Region Frankfurt am Main (fra1) verschlüsselt an unseren E-Mail-Server bei World4You übergeben und als E-Mail an uns zugestellt. Die Serverfunktion speichert Ihre Angaben nicht und protokolliert keine Nachrichteninhalte. Ihre Anfrage bewahren wir im Postfach auf, solange es für die Bearbeitung und eine mögliche Zusammenarbeit erforderlich ist.

Ist der Versand über das Formular nicht möglich, öffnet die Seite stattdessen Ihr E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht. Sie können uns auch direkt per E-Mail kontaktieren; dann verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten ebenso, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung einer Zusammenarbeit gerichtet ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. KI-gestützter Chat

Soweit eine Stadt-Plattform einen KI-gestützten Chat anbietet, verarbeiten wir Ihre Eingaben, den Chatverlauf, technische Nutzungsdaten und die Auswahl aktivierter Recherche-Werkzeuge.

• Bei Nutzung ohne Anmeldung wird eine zufällig erzeugte Gast-ID im Browser gespeichert und zur Durchsetzung von Nutzungsgrenzen an den Server übermittelt. Serverseitig werden zu dieser Gast-ID nur Zählerstände (Anzahl der Anfragen, verbrauchte Eingabetoken) gespeichert; IP-Adressen werden dafür nicht gespeichert.
• Bei angemeldeten Nutzer:innen werden die Zählerstände der Nutzer-ID zugeordnet.
• Der Chatverlauf und Werkzeug-Metadaten werden lokal in Ihrem Browser gespeichert, nicht in unserer Datenbank.
• Gestellte Fragen werden ohne Gast-ID, Nutzer-ID oder IP-Adresse in der Anwendungsdatenbank gespeichert, um den Dienst zu verbessern.
• Chatnachrichten, Werkzeugaufrufe und technische Nutzungsdaten können in Anwendungslogs des Hosting-Anbieters protokolliert werden.

Zur Beantwortung werden Ihre Eingaben samt Chatverlauf an OpenAI übermittelt; für die semantische Suche werden Suchanfragen zudem von OpenAI in Vektoren (Embeddings) umgewandelt. Zur Recherche greift das System auf eigene Datenbestände in Supabase und Neo4j zu. Antworten werden automatisiert erzeugt und können Fehler enthalten. Bitte geben Sie keine sensiblen oder vertraulichen Informationen ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung einer nutzerfreundlichen Recherchefunktion sowie in der Missbrauchs- und Laststeuerung.

7. Spracheingabe im Chat

Bei Nutzung der Mikrofonfunktion im Chat verwendet die Anwendung die vom Browser oder Betriebssystem bereitgestellte Spracherkennung. Je nach Browser (z. B. Google Chrome) kann dabei eine Verarbeitung Ihrer Spracheingabe durch den jeweiligen Browser- oder Betriebssystemanbieter stattfinden, auf die wir keinen Einfluss haben. Die Nutzung ist freiwillig.

8. Benutzerkonten und Anmeldung

Die öffentlichen Inhalte können ohne Registrierung genutzt werden. Benutzerkonten werden auf Einladung vergeben, etwa für Administrations- und Redaktionsbereiche oder für Mitglieder einer Stadt-Plattform, die z. B. ihr eigenes Profil bearbeiten oder Personen folgen können. Für Anmeldung, Einladungs- und Bestätigungs-E-Mails, Sessionverwaltung und Zugriffsschutz nutzt PolitikDashboard den Dienst Clerk. Verarbeitet werden insbesondere Nutzer-ID, E-Mail-Adresse, Name, Profilbild, gegebenenfalls Daten eines für die Anmeldung genutzten Drittanbieter-Kontos, Session- und Sicherheitsdaten (z. B. IP-Adresse und Gerätedaten zur Missbrauchsabwehr) sowie in unserer Datenbank interne Rollen, Stadt-Zuordnungen und gefolgte Personen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Benutzerkontos) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Absicherung der Anwendung und ihrer Administrationsbereiche).

9. Dokumenten-Upload, Texterkennung und Extraktion

In freigeschalteten Administrationsbereichen können PDF- und TXT-Dateien amtlicher Sitzungsunterlagen hochgeladen werden. TXT-Dateien werden direkt verarbeitet. PDF-Dateien werden zur Texterkennung (OCR) an Mistral AI übermittelt. Extrahierte Texte werden anschließend durch OpenAI strukturiert, kategorisiert und zusammengefasst.

Dabei werden insbesondere Dateiname, Dateigröße, Seitenzahl, extrahierter Text (einschließlich der darin enthaltenen Namen und Wortmeldungen von Mandatar:innen), Modellinformationen und technische Nutzungsdaten verarbeitet. Die Originaldatei wird im regulären Ablauf nicht dauerhaft gespeichert; gespeichert werden Verarbeitungsmetadaten und die redaktionell freigegebenen strukturierten Inhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (siehe Abschnitt 11).

10. Sitzungstool und Live-Transkription

Mit dem Sitzungstool können berechtigte Redakteur:innen öffentliche Sitzungen kommunaler Gremien protokollieren. Wird dabei die Live-Transkription genutzt, wird der Ton der Sitzung im Browser aufgenommen und zur Spracherkennung an AssemblyAI übermittelt; dafür wird der Endpunkt in der EU-Datenzone von AssemblyAI verwendet. Verarbeitet werden Tonaufnahmen und Transkripte der Wortmeldungen, die in der Regel Stimme, Namen und Aussagen der Sitzungsteilnehmenden enthalten.

Die Tonaufnahmen werden vorübergehend in Supabase gespeichert, um Transkripte nachträglich prüfen zu können, und werden automatisch gelöscht, sobald das Protokoll der Sitzung veröffentlicht wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten und genauen Dokumentation öffentlicher Sitzungen.

11. Öffentliche kommunalpolitische Daten

Gegenstand der Stadt-Plattformen ist die Aufbereitung öffentlich zugänglicher Informationen zu kommunalen Mandatar:innen und politischen Vorgängen. Dazu können Namen, Fotos, Fraktionszugehörigkeiten, Funktionen, Aussagen, Abstimmungen und Antragsverhalten gehören, soweit sie aus amtlichen Veröffentlichungen (insbesondere Sitzungsprotokollen) und offenen Verwaltungsdaten hervorgehen. Teile dieser Inhalte, etwa Zusammenfassungen, Themenzuordnungen und Verknüpfungen, werden mit Hilfe von KI erzeugt, als solche gekennzeichnet und können Fehler enthalten; maßgeblich sind die amtlichen Originalprotokolle.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 85 DSGVO und § 9 DSG. Unser berechtigtes Interesse sowie das öffentliche Interesse liegen in der Transparenz kommunalpolitischer Entscheidungen. Die Verarbeitung beschränkt sich auf das in öffentlicher Funktion gezeigte Handeln; rein private Informationen werden nicht verarbeitet. Betroffene Personen können jederzeit die Berichtigung unrichtiger Angaben verlangen oder Widerspruch einlegen (Abschnitt 15).

12. Schriftarten

Der zentrale Auftritt www.politikdashboard.at und die Stadt-Plattformen liefern ihre Schriftarten selbst aus. Beim Laden der Seiten werden dafür keine Daten an Dritte wie Google Fonts übermittelt.

13. Empfänger und eingesetzte Dienste

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Soweit sie personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO):

• Vercel Inc. (San Francisco, USA): Hosting und Auslieferung von www.politikdashboard.at und der Stadt-Plattformen, Server- und Zugriffslogs, Reichweitenmessung (Web Analytics), Serverfunktion des Anfrageformulars. Die serverseitige Verarbeitung der Stadt-Plattformen und des Anfrageformulars läuft in der Vercel-Region Frankfurt am Main (fra1).
• Supabase Inc. (USA): Anwendungsdatenbank und Dateispeicher (z. B. Profil- und Rollendaten, Nutzungszähler, Inhalte, vorübergehende Tonaufnahmen). Die Datenbank wird im Rechenzentrum Frankfurt am Main (AWS eu-central-1) betrieben.
• Clerk Inc. (San Francisco, USA): Anmeldung, Benutzerkonten, Einladungs- und Bestätigungs-E-Mails, Sessionverwaltung und Zugriffsschutz.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. bzw. OpenAI, L.L.C., USA): Beantwortung von Chat-Anfragen, Embeddings für die semantische Suche sowie Strukturierung und Zusammenfassung von Sitzungsunterlagen. Über die API übermittelte Daten werden nach Angaben von OpenAI nicht zum Training von Modellen verwendet.
• Mistral AI SAS (Paris, Frankreich): Texterkennung (OCR) hochgeladener PDF-Dateien.
• Neo4j (Neo4j Aura, Neo4j Inc., USA): Graphdatenbank für Beziehungsabfragen im Rahmen der Chat-Recherche. Gespeichert werden aus öffentlichen Unterlagen abgeleitete Inhalte, keine Nutzerdaten.
• AssemblyAI Inc. (San Francisco, USA): Live-Transkription im Sitzungstool über den EU-Endpunkt des Anbieters.
• World4You Internet Services GmbH (Linz, Österreich): Domain, E-Mail-Postfächer und Zustellung der über das Anfrageformular auf www.politikdashboard.at gesendeten Nachrichten. Die Verarbeitung erfolgt in Österreich.
• Gegebenenfalls der Browser- oder Betriebssystemanbieter bei Nutzung der Spracheingabe im Chat.

Bei Anbietern mit Sitz in den USA oder mit Konzernverbindungen dorthin kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA nicht ausgeschlossen werden. Diese erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der jeweilige Anbieter danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Technische Server- und Anwendungslogs werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist. Lokale Chat- und UI-Daten bleiben gespeichert, bis sie durch Sie oder den Browser entfernt werden. Tonaufnahmen aus dem Sitzungstool werden mit Veröffentlichung des Protokolls gelöscht. Nutzungszähler, Benutzerkonten, Rolleninformationen sowie Import- und Redaktionsdaten bleiben so lange gespeichert, wie sie für Betrieb, Zugriffsschutz und redaktionelle Pflege benötigt werden; ein Benutzerkonto wird auf Wunsch gelöscht. E-Mail-Korrespondenz speichern wir so lange, wie dies für die Bearbeitung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

15. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruhen sollte, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@politikdashboard.at.

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig in Österreich ist die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

17. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.